แนวทางสำหรับเจ้าหน้าที่พัสดุและผู้เขียนคำของบประมาณ

คำของบครุภัณฑ์ถูกตัดสามปีติด จนเจ้าหน้าที่พัสดุพบว่าปัญหาอยู่ที่วิธีเขียนเหตุผล ไม่ใช่ที่งบ

คำของบที่ถูกตัดส่วนใหญ่ไม่ได้ถูกตัดเพราะไม่มีงบ แต่ถูกตัดเพราะเหตุผลประกอบไม่พอให้ผู้พิจารณาตัดสินใจได้

เจ้าหน้าที่พัสดุของหน่วยงานราชการแห่งหนึ่งเขียนคำของบครุภัณฑ์เครื่องพ่นหมอกควันสามปีติดกันแล้วถูกตัดทุกปี จนปีที่สี่เธอเปลี่ยนวิธีเขียนแล้วผ่านในรอบเดียว บทความนี้เล่าสิ่งที่เธอเปลี่ยน และเป็นแนวทางสำหรับเจ้าหน้าที่ท้องถิ่น โรงเรียน โรงพยาบาล และหน่วยงานราชการที่ต้องเขียนคำของบครุภัณฑ์ประเภทนี้

ความเสียหายที่เกิดขึ้นจริง

ทุกปีที่คำของบถูกตัด คือทั้งฤดูฝนที่ทำงานไม่ได้ตามมาตรฐาน

เมื่อไม่มีเครื่องพอ หน่วยงานจะพ่นไม่ทันภายใน 24 ชั่วโมงตามมาตรฐานและแทบไม่ได้พ่นซ้ำในวันที่เจ็ด ซึ่งหมายความว่าการควบคุมโรคไม่สมบูรณ์ทั้งฤดูกาล และผลออกมาเป็นตัวเลขผู้ป่วยในชุมชน

ครุภัณฑ์เดิมที่กลายเป็นภาระแทนที่จะเป็นทรัพย์สิน

เครื่องเก่าที่เสียแล้วซ่อมไม่ได้ยังคงอยู่ในบัญชีครุภัณฑ์ ต้องดูแลและต้องรายงาน ทั้งที่ใช้งานไม่ได้ ซึ่งเป็นภาระของเจ้าหน้าที่พัสดุและเป็นจุดที่ถูกตั้งคำถามในการตรวจสอบ

เวลาของเจ้าหน้าที่ที่เสียไปกับการเขียนคำของบซ้ำทุกปี

การเขียนคำของบใหม่ทุกปีด้วยเนื้อหาเดิมแล้วถูกตัดทุกปี เป็นการใช้เวลาที่ไม่เกิดผล และบั่นทอนกำลังใจของเจ้าหน้าที่ที่รู้ว่าหน่วยงานต้องการเครื่องนี้จริง ๆ

ความเสี่ยงในการถูกทักท้วงเมื่อกำหนดสเปกโดยไม่มีเหตุผลประกอบ

การกำหนดคุณลักษณะเฉพาะโดยไม่มีเอกสารอธิบายเหตุผล เป็นจุดที่เจ้าหน้าที่มีความเสี่ยงมากที่สุดเมื่อมีการตรวจสอบ ในขณะที่การมีเอกสารประกอบที่ชัดเจนคือสิ่งที่ปกป้องเจ้าหน้าที่เอง

ทำไมวิธีที่คนส่วนใหญ่ใช้ถึงไม่ได้ผล

เขียนคำของบเป็นคำขอ ไม่ใช่ข้อมูล

คำของบที่เขียนเพียงว่าต้องการเครื่องจำนวนเท่านี้เพราะมีปัญหา ไม่ต่างจากคำขออีกหลายสิบรายการที่เขียนแบบเดียวกัน และไม่ให้ข้อมูลพอที่ผู้พิจารณาจะเห็นว่าทำไมรายการนี้ควรได้ก่อนรายการอื่น

ไม่ใช้ข้อมูลที่หน่วยงานมีอยู่แล้ว

สถิติผู้ป่วยในพื้นที่ สภาพครุภัณฑ์เดิม ค่าซ่อมที่จ่ายไป และปริมาณงานตามมาตรฐาน เป็นข้อมูลที่มีอยู่ในหน่วยงานทั้งหมดและใช้เวลารวบรวมเพียงสองถึงสามวัน แต่แทบไม่มีใครนำมาใช้ประกอบคำของบ

กำหนดสเปกกว้างเกินไปเพื่อให้มีผู้เสนอราคาหลายราย

ถูกต้องในหลักการแต่ถ้าไม่มีเงื่อนไขด้านคุณภาพและบริการหลังการขายเลย ผลที่ได้มักเป็นเครื่องราคาถูกที่ใช้ได้สองถึงสามปี ซึ่งทำให้หน่วยงานต้องกลับมาขอใหม่ในอีกไม่กี่ปีและเสียงบมากกว่าเดิมเมื่อคิดรวม

ลอกสเปกจากหน่วยงานอื่นโดยไม่ปรับตามบริบท

หน่วยงานที่มีลักษณะงานและสภาพพื้นที่ต่างกันย่อมต้องการคุณลักษณะต่างกัน การลอกสเปกทำให้ได้เครื่องที่ตรงตามตัวอักษรแต่ไม่ตรงกับการใช้งานจริง และเป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของครุภัณฑ์ที่ใช้ไม่ได้

ไม่ระบุเงื่อนไขบริการหลังการขาย

นี่คือจุดที่ทำให้ครุภัณฑ์กลายเป็นเศษเหล็กบ่อยที่สุด เมื่อผู้ขายไม่ใช่ตัวแทนจำหน่ายอย่างเป็นทางการและเลิกกิจการไป เครื่องที่ยังไม่หมดอายุการใช้งานก็ซ่อมไม่ได้เพราะไม่มีอะไหล่แท้

คำของบที่ผ่าน คือคำของบที่ทำให้ผู้พิจารณาตัดสินใจได้ง่าย

หลักการที่คุณอรพรรณสรุปได้หลังจากผ่านสามปีที่ถูกตัดคือ ผู้พิจารณาไม่ได้ตัดสินจากความอยากได้ของหน่วยงาน แต่ตัดสินจากความจำเป็นที่พิสูจน์ได้และผลที่จะเกิดขึ้นถ้าไม่ได้

เอกสารประกอบที่ทำให้เห็นทั้งสองอย่างมีเพียงสามชุด คือสถิติที่แสดงขนาดของปัญหา ตารางสภาพครุภัณฑ์เดิมที่แสดงว่าของที่มีอยู่ใช้ไม่ได้แล้วเพราะอะไร และการคำนวณปริมาณงานที่แสดงว่าต้องมีกี่เครื่องจึงจะทำงานตามมาตรฐานได้

เมื่อมีสามชุดนี้แล้ว การกำหนดคุณลักษณะเฉพาะจะมีเหตุผลรองรับทุกข้อ ทั้งวัสดุตัวถังที่ต้องทนสภาพการเก็บและการใช้งานจริง น้ำหนักที่ผู้ปฏิบัติงานสะพายได้ ความสามารถในการใช้สารทั้งสองสูตร และเงื่อนไขศูนย์บริการกับอะไหล่แท้ในประเทศ

และการอ้างอิงบัญชีมาตรฐานครุภัณฑ์จะทำให้ทั้งการตั้งราคาและการตรวจรับมีฐานที่ชัดเจน ซึ่งเป็นเหตุผลที่หน่วยงานจำนวนมากเลือก AIROFOG AT35 ที่ตรงตามบัญชีมาตรฐานครุภัณฑ์และมีศูนย์ซ่อมกับอะไหล่แท้ในประเทศไทย

1. ตรงตามบัญชีมาตรฐานครุภัณฑ์ราชการ

ข้อนี้ทำให้การตั้งราคากลางและการกำหนดคุณลักษณะพื้นฐานมีฐานอ้างอิงที่ชัดเจน ลดเวลาในกระบวนการพิจารณา ลดความเสี่ยงในการถูกทักท้วง และทำให้การตรวจรับเป็นไปโดยไม่ต้องตีความ ซึ่งเป็นสิ่งที่เจ้าหน้าที่พัสดุให้ความสำคัญที่สุด

2. ศูนย์ซ่อมและอะไหล่แท้ในไทย ช่างประสบการณ์กว่า 10 ปี

เป็นเงื่อนไขที่ควรระบุในสเปกและเป็นจุดที่ AIROFOG แสดงหลักฐานได้ชัด เพราะปัญหาที่ทำให้ครุภัณฑ์ของหน่วยงานราชการกลายเป็นเศษเหล็กบ่อยที่สุดคือ ผู้ขายเลิกกิจการแล้วไม่มีอะไหล่แท้ให้ซ่อม

3. ตัวถังสแตนเลส 100 เปอร์เซ็นต์ ทนสภาพการเก็บของหน่วยงาน

โรงเก็บครุภัณฑ์ของหน่วยงานส่วนใหญ่มีความชื้นสูง และเครื่องสัมผัสสารเคมีตลอดการใช้งาน ซึ่งเป็นสาเหตุอันดับหนึ่งที่ทำให้เครื่องผุก่อนเวลา การระบุวัสดุตัวถังในสเปกจึงมีเหตุผลรองรับที่อธิบายได้ชัดเจน

4. ผ่านการรับรองมาตรฐานจากเยอรมนีและอังกฤษ

การรับรองมาตรฐานสากลเป็นข้อมูลที่ใช้ประกอบเอกสารเสนอราคาและการพิจารณาได้ และแสดงว่าเครื่องผ่านการทดสอบด้านความปลอดภัยและความสม่ำเสมอของขนาดละออง ซึ่งเป็นเกณฑ์คุณภาพที่ตรวจสอบได้

5. ตรวจสอบคุณภาพ 100 เปอร์เซ็นต์ก่อนส่งมอบ

เครื่องทุกตัวเดินเครื่องทดสอบจริงก่อนส่ง ซึ่งสำคัญมากสำหรับการตรวจรับครุภัณฑ์ เพราะทำให้คณะกรรมการตรวจรับมั่นใจได้ว่าเครื่องพร้อมใช้ตั้งแต่วันแรกและลดโอกาสเกิดข้อโต้แย้งในการส่งมอบ

6. น้ำหนักเบา เจ้าหน้าที่และ อสม. ใช้งานได้จริง

คุณลักษณะเรื่องน้ำหนักควรระบุในสเปกเพราะเกี่ยวข้องกับความสามารถในการใช้งานจริงของผู้ปฏิบัติงาน AT35 เป็นเครื่องสะพายข้างที่เจ้าหน้าที่และอาสาสมัครใช้ได้ตลอดรอบการพ่นโดยไม่หมดแรง

7. รองรับสารเคมีทั้งสูตรน้ำและสูตรน้ำมัน

เป็นคุณลักษณะที่ควรระบุเพราะกรมควบคุมโรคแนะนำให้สลับสารเพื่อลดการดื้อยา หน่วยงานที่มีเครื่องที่ใช้ได้สูตรเดียวจะถูกจำกัดในการวางแผนใช้สารตลอดปี ซึ่งกระทบประสิทธิภาพของงานควบคุมโรคโดยตรง

8. มีบริการอบรมการใช้งานให้เจ้าหน้าที่

การอบรมควรเป็นเงื่อนไขหนึ่งในสเปก เพราะครุภัณฑ์ที่ไม่มีใครใช้เป็นคือครุภัณฑ์ที่ไม่เกิดประโยชน์ ทีมงาน World Health Disinfection มีประสบการณ์ส่งมอบให้หน่วยงานราชการหลายแห่งและให้การอบรมทั้งการใช้งาน การบำรุงรักษา และความปลอดภัย

9. ช่วยเตรียมเอกสารประกอบการจัดซื้อได้

ผู้จำหน่ายที่มีประสบการณ์กับงานราชการสามารถให้ข้อมูลที่เจ้าหน้าที่ต้องใช้ประกอบคำของบและการจัดซื้อได้ ทั้งเอกสารรับรองมาตรฐาน ข้อมูลอ้างอิงบัญชีมาตรฐานครุภัณฑ์ และรายละเอียดบริการหลังการขาย

10. อายุการใช้งานยาว ทำให้ต้นทุนต่อปีต่ำ

เมื่อคิดต้นทุนตลอดอายุการใช้งาน เครื่องที่ใช้ได้แปดถึงสิบปีมีต้นทุนต่อปีต่ำกว่าเครื่องราคาถูกที่ใช้ได้สองถึงสามปีอย่างชัดเจน ซึ่งเป็นข้อมูลที่ควรใส่ในเอกสารประกอบเพื่ออธิบายเหตุผลของคุณลักษณะที่กำหนด

ขั้นตอนการใช้งาน 3 ขั้นตอน

1. รวบรวมข้อมูลสามชุดที่หน่วยงานมีอยู่แล้ว

ชุดแรกคือสถิติปัญหาในพื้นที่ย้อนหลังสามปี ชุดที่สองคือตารางสภาพครุภัณฑ์เดิมทุกเครื่องที่ระบุปีที่ซื้อ ราคา สภาพปัจจุบัน สาเหตุที่เสีย และความเป็นไปได้ในการหาอะไหล่ ชุดที่สามคือการคำนวณปริมาณงานตามมาตรฐานที่ต้องทำ ทั้งสามชุดใช้เวลารวบรวมเพียงสองถึงสามวัน

2. เขียนคุณลักษณะเฉพาะพร้อมเหตุผลของทุกข้อ

ทุกคุณลักษณะที่กำหนดควรมีเหตุผลรองรับที่อ้างอิงข้อมูลจริง เช่น ระบุวัสดุตัวถังโดยอ้างสภาพการเก็บและสาเหตุที่เครื่องเดิมผุ ระบุน้ำหนักโดยอ้างลักษณะการใช้งานของผู้ปฏิบัติงาน และระบุเงื่อนไขบริการหลังการขายโดยอ้างปัญหาที่หน่วยงานเคยเจอ

3. อ้างอิงบัญชีมาตรฐานครุภัณฑ์และเตรียมเอกสารประกอบให้ครบ

อ้างอิงบัญชีมาตรฐานครุภัณฑ์เพื่อให้การตั้งราคาและการตรวจรับมีฐานชัดเจน พร้อมแนบเอกสารรับรองมาตรฐานของเครื่อง ข้อมูลศูนย์บริการ และตารางเปรียบเทียบต้นทุนตลอดอายุการใช้งาน ซึ่งทั้งหมดนี้ขอจากผู้จำหน่ายที่มีประสบการณ์กับงานราชการได้

เสียงจากผู้ใช้งานจริง

undefined

undefined — undefined

คำถามที่พบบ่อย

ควรตั้งงบในหมวดใด

หมวดครุภัณฑ์ โดยอ้างอิงบัญชีมาตรฐานครุภัณฑ์ซึ่งมีรายการเครื่องพ่นหมอกควันอยู่แล้ว ทำให้การตั้งราคาและการตรวจรับมีฐานอ้างอิงชัดเจน ส่วนค่าสารเคมี น้ำมันเชื้อเพลิง และอุปกรณ์ป้องกันส่วนบุคคล ตั้งในหมวดวัสดุตามปกติ

การอ้างอิงบัญชีมาตรฐานครุภัณฑ์ช่วยอะไรบ้าง

ช่วยสามอย่าง คือทำให้การตั้งราคากลางมีฐานอ้างอิงที่ตรวจสอบได้ ทำให้คุณลักษณะพื้นฐานไม่ต้องตีความใหม่ในการตรวจรับ และลดเวลาในกระบวนการพิจารณาลงมาก ซึ่งสำคัญเมื่อต้องได้เครื่องมาใช้ทันก่อนฤดูฝน

ระบุเงื่อนไขศูนย์บริการในสเปกได้หรือไม่

ระบุได้และควรระบุ โดยกำหนดให้ผู้เสนอราคาแสดงหลักฐานที่ตั้งศูนย์บริการในประเทศ รายการอะไหล่ที่มีสำรอง และระยะเวลารับประกัน ซึ่งเป็นเงื่อนไขด้านความพร้อมในการให้บริการที่กำหนดได้ และควรมีเหตุผลประกอบจากประสบการณ์จริงของหน่วยงาน

ควรขอกี่เครื่อง

คำนวณจากปริมาณงานจริง โดยดูจำนวนหมู่บ้านหรือพื้นที่ที่ต้องดูแล และมาตรฐานที่กำหนดให้พ่นภายใน 24 ชั่วโมงและพ่นซ้ำในวันที่เจ็ด แนวทางที่ใช้ได้คือหนึ่งเครื่องต่อสองหมู่บ้าน พร้อมเครื่องสำรองอย่างน้อยหนึ่งเครื่อง และแสดงการคำนวณนี้ในเอกสารประกอบ

ถ้างบได้ไม่ครบตามที่ขอควรทำอย่างไร

ควรระบุลำดับความสำคัญไว้ในคำของบตั้งแต่ต้น ว่าถ้าได้ไม่ครบ ควรได้กี่เครื่องเป็นอย่างน้อยจึงจะทำงานตามมาตรฐานในพื้นที่เสี่ยงสูงได้ พร้อมระบุพื้นที่ที่จะได้รับการดูแลก่อน ซึ่งช่วยให้ผู้พิจารณาตัดสินใจได้ง่ายขึ้นและมักได้จำนวนที่ใกล้เคียงที่ขอมากกว่า

ควรของบซื้อพร้อมกันหรือทยอยซื้อ

ถ้าเป็นไปได้ควรขอให้ครบตามจำนวนที่จำเป็นในคราวเดียว เพราะการมีเครื่องไม่พอทำให้ทำงานตามมาตรฐานไม่ได้ ซึ่งเท่ากับผลของงานลดลงทั้งระบบ และควรแสดงในเอกสารว่าการทยอยซื้อจะทำให้พื้นที่ยังมีช่องว่างในการควบคุมโรคต่อไปอีกกี่ปี

มีบริการอบรมให้เจ้าหน้าที่หรือไม่

มีครับ ทีมงาน World Health Disinfection มีประสบการณ์ส่งมอบครุภัณฑ์ให้หน่วยงานราชการหลายแห่ง และให้การอบรมการใช้งาน การบำรุงรักษา และความปลอดภัยแก่เจ้าหน้าที่ ซึ่งสามารถระบุเป็นเงื่อนไขในสเปกได้

ขอข้อมูลประกอบการจัดซื้อได้จากที่ไหน

ขอจากผู้จำหน่ายที่มีประสบการณ์กับงานราชการได้โดยตรง ทั้งเอกสารรับรองมาตรฐานของเครื่อง ข้อมูลอ้างอิงบัญชีมาตรฐานครุภัณฑ์ รายละเอียดศูนย์บริการและอะไหล่ และตารางเปรียบเทียบต้นทุนตลอดอายุการใช้งาน ซึ่งใช้แนบเป็นเอกสารประกอบได้

อย่าเขียนคำของบเป็นคำขอ ให้เขียนเป็นข้อมูล

ประโยคที่คุณอรพรรณสรุปไว้ใช้ได้กับคำของบทุกประเภท คือผู้พิจารณาไม่ได้ตัดสินจากความอยากได้ของหน่วยงาน แต่ตัดสินจากความจำเป็นที่พิสูจน์ได้และผลที่จะเกิดขึ้นถ้าไม่ได้

ข้อมูลที่ต้องใช้ทั้งหมดมีอยู่ในหน่วยงานอยู่แล้ว ทั้งสถิติปัญหาในพื้นที่ สภาพครุภัณฑ์เดิม ค่าซ่อมที่จ่ายไป และปริมาณงานตามมาตรฐาน เพียงแต่ไม่เคยถูกรวบรวมมาใช้ ซึ่งใช้เวลาเพียงสองถึงสามวัน

และเอกสารชุดเดียวกันนี้ยังทำหน้าที่ปกป้องเจ้าหน้าที่เองในการตรวจสอบ เพราะทุกคุณลักษณะที่กำหนดมีเหตุผลรองรับที่อธิบายได้ ซึ่งเป็นสิ่งที่ระเบียบต้องการอยู่แล้วและเป็นประโยชน์กับทุกฝ่าย

ปรึกษาทีมงาน World Health Disinfection เพื่อขอข้อมูลประกอบการจัดซื้อครุภัณฑ์เครื่องพ่นหมอกควัน ทั้งเอกสารรับรองมาตรฐาน ข้อมูลบัญชีมาตรฐานครุภัณฑ์ และการอบรมเจ้าหน้าที่

ดูรายละเอียดเครื่องและราคา คลิกที่นี่

โทร 065-556-6294 หรือแอดไลน์ @whd268