คุณจิรา ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัทที่ปรึกษาแห่งหนึ่ง ดูแลพนักงาน 68 คนบนพื้นที่สำนักงานชั้นสิบสองย่านสาทร เธอเป็นคนที่ทำรายงานสถิติการลาทุกเดือน จึงเป็นคนแรกที่เห็นความผิดปกติ

ในไตรมาสแรกของปี อัตราการลาป่วยเฉลี่ยอยู่ที่ 1.2 วันต่อคน ซึ่งเป็นระดับปกติ แต่ไตรมาสที่สองตัวเลขขึ้นไปที่ 2.8 วันต่อคน และไตรมาสที่สามแตะ 3.4 วันต่อคน ที่น่าสังเกตคือ อาการที่พนักงานแจ้งไม่ใช่ไข้หวัดใหญ่ แต่เป็นกลุ่มอาการที่ซ้ำกันอย่างประหลาด

• คัดจมูกและจามบ่อยเฉพาะช่วงที่อยู่ที่ออฟฟิศ
• ปวดศีรษะตอนบ่ายและล้าผิดปกติ
• ตาแห้ง แสบตา และระคายคอ
• ไอแห้ง ๆ ที่หายไปเองในวันหยุดสุดสัปดาห์
• ผื่นคันบริเวณแขนที่วางบนโต๊ะและพนักเก้าอี้

สิ่งที่ทำให้คุณจิราเริ่มเชื่อว่านี่ไม่ใช่เรื่องบังเอิญ คือเมื่อบริษัทให้ทำงานจากบ้านสองสัปดาห์ในช่วงปรับปรุงระบบไฟ ตัวเลขการลาป่วยลดลงจนเกือบเป็นศูนย์ แล้วกลับมาสูงอีกครั้งทันทีที่ทุกคนกลับเข้าออฟฟิศ

เธอนำข้อมูลนี้เข้าที่ประชุมผู้บริหาร และได้รับอนุมัติให้ตรวจสอบสภาพแวดล้อมในอาคารอย่างจริงจัง

สิ่งที่คุณจิราเจอมีชื่อเรียกในทางวิชาการว่า กลุ่มอาการเจ็บป่วยจากอาคาร หรือ Sick Building Syndrome ซึ่งหมายถึงภาวะที่ผู้ใช้อาคารมีอาการทางสุขภาพที่สัมพันธ์กับการอยู่ในอาคารนั้น และดีขึ้นเมื่อออกจากอาคาร

สาเหตุที่พบบ่อยในสำนักงานไทยมีหลายข้อ และเกือบทั้งหมดเกี่ยวข้องกับสิ่งที่มองไม่เห็น

1. พรมสำนักงานที่ไม่เคยซักเชิงลึก พรมปูเต็มพื้นคือแหล่งกักฝุ่นที่ใหญ่ที่สุดในออฟฟิศ และหลายแห่งใช้งานเกินห้าปีโดยมีเพียงการดูดฝุ่นผิวหน้า
2. เบาะเก้าอี้ทำงานที่ใช้ทุกวันแปดชั่วโมง สะสมเหงื่อ เศษผิวหนัง และความชื้นในระดับที่สูงกว่าที่คนทั่วไปคาดคิด
3. ผนังบุผ้าและเก้าอี้ห้องประชุม พื้นผิวขนาดใหญ่ที่แทบไม่เคยอยู่ในแผนทำความสะอาดประจำ
4. ระบบปรับอากาศรวมของอาคาร ที่หมุนเวียนอากาศเดิมและกระจายอนุภาคไปทุกโซน
5. หน้าต่างที่เปิดไม่ได้ อาคารสำนักงานสมัยใหม่มักปิดสนิท ทำให้ไม่มีการระบายอากาศตามธรรมชาติเลย

ในสภาพแวดล้อมแบบนี้ ไรฝุ่นและสารก่อภูมิแพ้จะสะสมอย่างต่อเนื่องโดยไม่มีกลไกใดมาลดปริมาณลงเลย นอกจากการทำความสะอาดเชิงลึก

ข้อมูลด้านคุณภาพอากาศภายในอาคารและสุขภาพผู้ทำงาน ดูเพิ่มเติมได้ที่ องค์การอนามัยโลก และ กรมควบคุมโรค

คุณจิราเปลี่ยนเรื่องสุขภาพให้เป็นภาษาที่ผู้บริหารเข้าใจ นั่นคือต้นทุน

ต้นทุนวันลาป่วย พนักงาน 68 คน ลาป่วยเพิ่มขึ้นเฉลี่ยคนละ 2.2 วันต่อไตรมาสเทียบกับไตรมาสแรก เท่ากับวันทำงานที่หายไปเกือบ 150 วันในหนึ่งไตรมาส

ต้นทุนประสิทธิภาพที่ลดลง ผู้ที่มาทำงานทั้งที่มีอาการมักทำงานได้ไม่เต็มที่ ซึ่งเป็นต้นทุนที่มองไม่เห็นในระบบบัญชี แต่กระทบผลงานจริง

ต้นทุนการส่งมอบงานล่าช้า บริษัทที่ปรึกษาทำงานเป็นทีมและมีกำหนดส่งชัดเจน เมื่อสมาชิกทีมหายไปกะทันหัน งานทั้งโครงการก็ขยับ

ต้นทุนการลาออก ในหกเดือนนั้นมีพนักงานลาออกสามคน และหนึ่งในนั้นระบุในแบบสอบถามว่าสภาพแวดล้อมในที่ทำงานทำให้สุขภาพแย่ลง

ต้นทุนภาพลักษณ์องค์กร บริษัทที่ประกาศว่าใส่ใจพนักงาน แต่ออฟฟิศทำให้คนป่วย คือช่องว่างที่พนักงานรุ่นใหม่สังเกตเห็นได้เร็วมาก

เมื่อเทียบต้นทุนทั้งหมดกับค่าบริการทำความสะอาดเชิงลึกหนึ่งครั้ง ตัวเลขตัดสินใจได้ทันทีในที่ประชุม

คุณจิรายืนยันว่าบริษัทมีแม่บ้านประจำสองคนที่ทำงานทุกวัน คำถามคือทำไมยังไม่พอ

1. งานประจำวันเน้นสิ่งที่มองเห็น เก็บขยะ เช็ดโต๊ะ ถูทางเดิน และทำความสะอาดห้องน้ำ ซึ่งจำเป็นทั้งหมด แต่ไม่ใช่การทำความสะอาดเชิงลึก

2. เครื่องดูดฝุ่นสำนักงานทั่วไปดูดได้แค่ผิวหน้า พรมออฟฟิศเนื้อแน่นต้องการแรงดูดสูงกว่ามากจึงจะดึงสิ่งสกปรกจากโคนเส้นใยขึ้นมาได้

3. เครื่องดูดฝุ่นแบบถุงปล่อยฝุ่นละเอียดกลับเข้าห้อง ในออฟฟิศปิดที่ใช้แอร์รวม ฝุ่นที่ถูกพัดออกมาจะกระจายไปทั้งชั้น

4. เบาะเก้าอี้แทบไม่เคยอยู่ในแผนงาน ทั้งที่เป็นพื้นผิวที่สัมผัสร่างกายพนักงานมากที่สุดวันละแปดชั่วโมง

5. ห้องประชุมถูกใช้ตลอดจนไม่มีช่วงว่างให้ทำความสะอาดลึก หลายบริษัทจึงเลื่อนออกไปเรื่อย ๆ จนกลายเป็นไม่เคยทำเลย

บริษัทเรียกใช้ บริการกำจัดไรฝุ่น ซักพรม ซักโซฟา พร้อมฆ่าเชื้อครบวงจร จาก World Health Disinfection ให้เข้าดำเนินการในวันเสาร์เพื่อไม่กระทบการทำงาน

ทีมงานใช้ เครื่องกำจัดไรฝุ่น SIRENA System ซึ่งใช้ระบบกรองน้ำร่วมกับแผ่นกรอง HEPA กรองละเอียดถึง 0.02 ไมครอน จุดสำคัญสำหรับสำนักงานปิดคือ ฝุ่นทั้งหมดถูกกักไว้ในน้ำ ไม่ถูกพ่นกลับเข้าระบบปรับอากาศรวม

ขอบเขตงานครอบคลุมพรมปูเต็มพื้นทั้งชั้น เบาะเก้าอี้ทำงาน 68 ตัว เก้าอี้และผนังบุผ้าในห้องประชุมสามห้อง โซฟาในโซนต้อนรับ และผ้าม่านทุกบาน ปิดท้ายด้วยการพ่นฆ่าเชื้อมาตรฐานการแพทย์ทั่วพื้นที่

คุณจิราบอกว่าสิ่งที่ทำให้ทีมผู้บริหารเงียบไปคือ ภาพถ่ายถังน้ำหลังการซักพรมโซนกลางออฟฟิศ น้ำเปลี่ยนเป็นสีดำอมเทาและมีตะกอนหนา ทั้งที่พรมผืนนั้นถูกดูดฝุ่นทุกวันมาตลอดหกปี

ทีมงานเสนอรอบการดูแลที่สอดคล้องกับการใช้งานจริงของออฟฟิศ

1. ทุก 6 เดือน ซักพรมปูเต็มพื้นและเบาะเก้าอี้ทำงานทั้งหมด
2. ทุก 3 เดือน สำหรับห้องประชุมที่ใช้งานหนักและโซนต้อนรับลูกค้า
3. ทุก 12 เดือน สำหรับผ้าม่านและผนังบุผ้า
4. ทันที หลังงานปรับปรุงพื้นที่ ย้ายออฟฟิศ หรือหลังมีการระบาดของโรคทางเดินหายใจภายในองค์กร

การจัดรอบแบบนี้ทำให้งบประมาณคาดการณ์ได้ และผู้บริหารสามารถผูกตัวชี้วัดเข้ากับอัตราการลาป่วยได้อย่างชัดเจน

• สำนักงานที่ปูพรมเต็มพื้นและใช้งานเกินสามปี
• อาคารสำนักงานที่หน้าต่างเปิดไม่ได้และใช้ระบบแอร์รวม
• บริษัทที่มีอัตราการลาป่วยสูงผิดปกติโดยไม่มีการระบาดชัดเจน
• คลินิก โรงพยาบาล และสถานพยาบาลที่มีพื้นที่รอตรวจบุผ้า
• โรงเรียนและสถาบันกวดวิชาที่มีห้องเรียนปูพรม
• ธนาคาร ศูนย์บริการลูกค้า และโชว์รูมที่มีโซฟารับรอง

สำหรับองค์กรที่ต้องการดูแลครบวงจร สามารถรวมกับ บริการพ่นฆ่าเชื้อโรค เพื่อจัดการทั้งสารก่อภูมิแพ้และเชื้อโรคในคราวเดียว

ต้องหยุดงานหรือปิดออฟฟิศหรือไม่

พรมจะเปียกและใช้งานไม่ได้กี่วัน

มีรายงานผลให้ผู้บริหารหรือไม่

ทำแล้วช่วยลดอัตราการลาป่วยได้จริงหรือ

พื้นที่ขนาดใหญ่ใช้เวลานานเท่าไร

รับงานต่างจังหวัดหรือหลายสาขาพร้อมกันหรือไม่

ปัญหาของฝ่ายบุคคลและฝ่ายอาคารส่วนใหญ่ไม่ใช่การไม่รู้ว่าต้องทำอะไร แต่คือการทำให้ผู้บริหารเห็นว่าทำไมต้องใช้งบ คุณจิราสรุปวิธีที่ได้ผลจริงในที่ประชุมของเธอ

ขั้นที่ 1 ดึงข้อมูลการลาป่วยย้อนหลังอย่างน้อยสี่ไตรมาส แล้วแยกออกเป็นการลาป่วยที่มีใบรับรองแพทย์กับที่ไม่มี ตัวเลขที่เพิ่มขึ้นในกลุ่มไม่มีใบรับรองมักเป็นอาการเรื้อรังเล็กน้อยที่สัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อม

ขั้นที่ 2 หาช่วงเวลาเปรียบเทียบตามธรรมชาติ เช่น ช่วงทำงานจากบ้าน ช่วงวันหยุดยาว หรือช่วงที่ย้ายไปทำงานชั้นอื่นชั่วคราว ถ้าตัวเลขลาป่วยลดลงในช่วงเหล่านั้น คุณมีหลักฐานที่หนักแน่นมาก

ขั้นที่ 3 ทำแบบสอบถามสั้นห้าข้อ ถามเฉพาะว่าอาการเกิดที่ไหน เวลาใด และดีขึ้นเมื่อใด แบบสอบถามสั้นได้อัตราตอบกลับสูงกว่ามาก และข้อมูลชี้เป้าได้ตรงกว่า

ขั้นที่ 4 แปลงเป็นตัวเงิน คำนวณจำนวนวันทำงานที่หายไปคูณด้วยต้นทุนเฉลี่ยต่อวันของพนักงาน แล้วเทียบกับค่าบริการทำความสะอาดเชิงลึกหนึ่งรอบ ตัวเลขนี้มักพูดแทนคุณได้ทั้งหมด

ขั้นที่ 5 เสนอเป็นโครงการนำร่อง ขอทำเฉพาะหนึ่งชั้นหรือหนึ่งโซนก่อน แล้ววัดผลเทียบกับโซนที่ยังไม่ทำ วิธีนี้ลดความเสี่ยงในสายตาผู้บริหารและมักได้รับอนุมัติง่ายกว่าการขอทำทั้งอาคาร

ขั้นที่ 6 เก็บภาพก่อนและหลังทุกครั้ง โดยเฉพาะภาพน้ำในถังหลังซักพรม เพราะเป็นหลักฐานที่สื่อสารได้ทันทีโดยไม่ต้องอธิบายทางเทคนิค

เมื่อทีมงานเข้าสำรวจอาคารสำนักงาน จุดที่พบว่าไม่เคยอยู่ในแผนทำความสะอาดเชิงลึกมักเป็นชุดเดียวกันเสมอ

• ใต้โต๊ะทำงานและตามแนวสายไฟ พื้นที่ที่เครื่องดูดฝุ่นทั่วไปเข้าไม่ถึงเพราะติดขาโต๊ะและกล่องพักสาย
• พรมบริเวณหน้าลิฟต์และทางเข้า จุดที่รับสิ่งสกปรกจากรองเท้ามากที่สุดในอาคาร
• เบาะเก้าอี้ห้องประชุมที่ใช้ไม่บ่อย ยิ่งใช้ไม่บ่อยยิ่งไม่มีใครนึกถึง แต่ฝุ่นยังตกสะสมทุกวัน
• ผนังบุผ้าและแผงกันเสียง พื้นที่ผิวขนาดใหญ่ที่ดักฝุ่นได้ดีมากและแทบไม่เคยถูกทำความสะอาด
• โซฟาโซนพักผ่อนของพนักงาน จุดที่คนใช้งานหนักในช่วงพักและมักมีเศษอาหารร่วมด้วย
• พรมใต้เครื่องถ่ายเอกสารและตู้เก็บเอกสาร จุดที่มีทั้งฝุ่นกระดาษและผงหมึกสะสม
• ม่านปรับแสงและมู่ลี่ผ้า ที่มักถูกจัดว่าเป็นงานตกแต่งมากกว่างานทำความสะอาด

การใส่จุดเหล่านี้เข้าไปในขอบเขตงานตั้งแต่ต้น ช่วยให้ผลลัพธ์ต่างจากการทำความสะอาดประจำวันอย่างชัดเจน และทำให้ตัวชี้วัดที่ฝ่ายบุคคลตั้งไว้มีโอกาสบรรลุมากขึ้น

ในอาคารสำนักงานที่ใช้ระบบปรับอากาศรวม อนุภาคที่หลุดออกจากเครื่องดูดฝุ่นในโซนหนึ่งสามารถเดินทางไปทั่วทั้งชั้นได้ภายในเวลาไม่นาน

มีเอกสารรับรองมาตรฐานของอุปกรณ์ไหม

ทำสัญญาแบบรายปีได้หรือไม่

ต้องมีเจ้าหน้าที่ของบริษัทอยู่ด้วยตลอดหรือไม่

พื้นที่ที่มีอุปกรณ์ไอทีจัดการอย่างไร